Prezentul regulament este elaborat în vederea punerii în aplicare a dispozițiilor Legii 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public. Procedura are drept scop, pe de o parte, protejarea persoanelor din cadrul QUBIZ srl (denumită în continuare ”Qubiz”) care semnalează, cu bună-credință, fapte ce presupun încălcări ale legii, în conformitate cu prevederile Legii nr. 361/2022 privind protecţia personalului din cadrul persoanelor juridice de drept privat, iar, pe de altă parte, crearea şi menţinerea unui mediu de muncă în care angajaţii QUBIZ să fie în măsură să avertizeze cu privire la eventuale practici abuzive sau de proastă administrare/încălcări ale legii cu certitudinea că avertizările vor fi tratate cu seriozitate.
Prezenta procedură descrie acțiunile derulate și fluxul documentelor începând cu primirea/înregistrarea unei avertizări în interes public, până la finalizarea/soluționarea acesteia.
avertizor în interes public - persoana fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informații referitoare la încălcări ale legii, obținute în context profesional;
încălcări ale legii - fapte care constau într-o acțiune sau inacțiune ce reprezintă nerespectări ale dispozițiilor legale;
informații referitoare la încălcări ale legii - informații, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potențiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul societății Qubiz srl, în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activității sale, precum și informațiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări;
raportare internă - comunicarea orală sau scrisă de informații referitoare la încălcări ale legii din cadrul Qubiz. Raportarea internă se realizează prin mijloacele puse la dispoziție de Qubiz pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii, acestea constituind canalele interne de raportare;
raportare externă - comunicarea orală sau scrisă de informații referitoare la încălcări ale legii realizată prin canalele externe de raportare reprezentate de:
a) autoritățile și instituțiile publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competență;
b) Agenția Națională de Integritate, denumită în continuare Agenția;
c) alte autorități și instituții publice cărora Agenția le transmite raportările spre competentă soluționare;
persoana desemnată - responsabilul cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să fie independent în exercitarea acestor atribuții.
Procedura se aplică tuturor angajaților și colaboratorilor Qubiz, indiferent de încadrarea acestora, tuturor activităților și în toate compartimentele.
3.a. Persoana desemnată de Qubiz în conformitate cu prevederile art. 10 pct. 1 lit. c este Bianca Monica Matinca. Persoana desemnată va avea în atribuții și îndeplinirea formalităților de publicitate a reglementărilor privind implementarea prevederilor Legii 361/2022 atât față de angajații și colaboratorii Qubiz, cât și față de autoritățile publice cu rol de control. Numele persoanei desemnate, precum și mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe pagina de internet a instituției și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil.
Persoana desemnată se va asigura că, în orice moment, cel puțin un mijloc de raportare este accesibil.
3.b. Persoanele care raportează încălcări ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul Qubiz au la dispoziție următoarele modalități de raportare:
3.c. Canalele interne (Qubiz)
Persoanele care aleg să se adreseze pe canalul intern al Qubiz pentru a raporta încălcări ale legii, o pot face prin următoarele modalități:
Persoana desemnată va lua măsurile necesare pentru protejarea confidențialității identității avertizorului în interes public și a oricărei părți terțe menționate în raportare și pentru împiedicarea accesului la raportare al personalului neautorizat.
Canalele de comunicare descrise mai sus pot fi utilizate și pentru comunicările transmise anonim, sens în care se va face aplicarea art. 6 alin. 2 Legea 361/2002: ”raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează și se soluționează în măsura în care conține indicii referitoare la încălcări ale legii.”
3.d. Persoana desemnată va transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.
3.e. Persoana desemnată va efectua cu diligență acțiunile subsecvente raportării.
3.f. Persoana desemnată va informa avertizorul în interes public cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile prevăzut la art. 3 d din prezentul regulament, precum și, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora;
3.g. Persoana desemnată poate solicita completarea raportării, cu acordarea unui termen de 15 zile. În caz de neîndeplinire a obligației de completare, persoana desemnată clasează raportarea.
3.h. Persoana desemnată are obligația de informare a conducerii Qubiz și a avertizorului în interes public cu privire la modalitatea de soluționare a raportării;
3.i. Persoana desemnată are orice alte obligații prevăzute de reglementările în vigoare pentru implementarea prevederilor privind avertizarea în interes public.
3.j. Avertizările pot fi transmise prin orice mijloc de comunicare. În situația în care avertizorul alege o modalitate de sesizare transparentă, acesta își asumă eventuala deconspirare.
3.k. Avertizările privind posibilele încălcări ale legii se înregistrează, în registrul special ținut de către persoana desemnată în acest sens, prin act administrativ
3.l. Persoana desemnată verifică posibilele neregularităţi/încălcări ale legii semnalate în avertizare și propune conducerii instituției măsurile legale ce se impun. În situația în care, verificarea celor sesizate excede atribuțiilor/competențelor Persoanei desemnate, verificarea va fi redirecționată structurilor/organelor competente.
Etapele de urmat în cadrul procedurii: